BoD : Nomenclature des fichiers et arborescence du dossier de doctorat

Comme nous avons organisé nos articles sur calibre, il ne reste qu’à définir une structure pour le reste. Ce n’est pas peu! Les quatre points les plus importants pour nommer un fichier sont : être descriptif, consistant, ne jamais utiliser des caractères spéciaux, remplacer l’espace par le tiré bas. Il faut toujours éviter de laisser la classification des fichiers pour après leur téléchargement. Il faut s’abstenir de ranger des documents dans le bureau. Je conseille de garder un moment toutes les semaines pour trier les fichiers qui seraient mal organisés ou inutiles. En plus, dans tous les projets, il y aura des informations ou des versions qui deviendront obsolètes, mais qui restent utiles. Je place cela contextuellement dans un fichier récurrent appelé legacy. Dans tous les cas, tout projet a besoin d’un design de l’information lié à son processus. Vous allez concevoir et planifier la façon dont vous allez produire, nommer et classer tous vos documents liés au doctorat.

Arborescence type de le dossier du doctorat réalisé par Ximena Miranda sur le logiciel ThinkComposer 1.5.1604

L’arborescence

Cela peut se faire manuellement ou bien à l’aide de logiciels qui vont gérer vos documents. La technique à garder en tête c’est de penser à la fois au titre, mais aussi des étiquettes, la date, et des renvois entre documents.

La racine

Commençons par réfléchir à l’arborescence de nos dossiers. Une arborescence doit avoir dans la racine un dossier avec un titre parlant, mais général. Penser par exemple au nom d’un site web. C’est court, mais compréhensible. Nous avons un dossier principal, il contient la totalité des fichiers liés à notre processus de thèse. Appelons-le «doctorat» pour l’instant. Notre bibliographie ne sera pas à l’intérieur de ce fichier, car elle est gérée automatiquement par Calibre. Nous mettrons dans ce groupe que les informations réalisées dans le cadre de notre doctorat pour la rédaction de notre thèse. Et nous éviterons de ranger dedans des documents qui seraient sensibles d’être réutilisés dans d’autres contextes. Si nous hésitons sur l’appartenance d’un fichier à ce groupe nous pourrons donner un titre avec plus d’informations : «Doctorat-SIC-XMiranda-2018-2021». La discipline colorera le type documents à l’intérieur. La date nous donnera un cadre temporel dans lequel nous avons réalisé le travail qui en 10 ans, pourrait être utile.

Le classement

À l’intérieur, il doit se diviser en sous-titres. La diversité dossiers doit être assez grande afin de grouper de façon cohérente les documents, mais pas autant pour que nous ayons à défiler pour trouver l’item que nous cherchons. Dans mon cas, je catégorise tous mes fichiers potentiels par type. Pour cela, nous devons d’abord nous poser la question : quelles sont ces classes? Le premier exercice consiste à bâtir une liste :

  1. les notes spontanées des idées ou réflexions.
  2. Le manuscrit principal de notre thèse, le fichier le plus défiant.
  3. Les comptes-rendus de réunions avec nos directeurs de thèse.
  4. De façon proche, mais sans lien direct, nous avons les notes de cours ou des formations.
  5. Les remises pour des cours
  6. Les fiches de lecture ou résumés de thèmes importants
  7. La récollection de données : entretiens, œuvres du corpus (…)
  8. Les notes données de nos observations.
  9. Les documents administratifs liés au doctorat
  10. Nos communications scientifiques
  11. Autre?

Je ne sais pas si tout le monde a les mêmes types de documents. Mais sûrement, nous avons de points convergences. Vous pouvez vous en inspirer.

La sous-division :

Puis, chaque classe pourra être redivisée encore une fois, de façon à organiser de façon plus fine les items. Cette division sera faite que si la quantité de fichiers à l’intérieur du dossier dépasse un écran d’aperçu. Soit, nous devons éviter de faire un parcours trop long. Nous risquons de nous perdre dans un labyrinthe. Par exemple : nous aurons plutôt un dossier appelé manuscrit avec à l’intérieur plusieurs groupes pour chaque chapitre. Aussi : nous pourrons avoir un dossier appelé fiche de lecture avec à l’intérieur plusieurs ensembles organisés par thème ou par date encore par chapitre de la thèse. Encore, nous pouvons classer les fiches selon le cours dans lequel nous avons lu le texte. Qu’est-ce qui est mieux?

Les renvois :

L’astuce, qu’est-ce qui se passe si un document correspond à deux classements. Une fiche est utilisée plutôt pour un cours ou bien pour un chapitre? Dans mon cas, la solution c’est de créer un accès direct contextuel dans le dossier du cours pour la fiche. La fiche sera encore stockée dans «fiches», mais il restera accessible depuis le dossier du cours. C’est l’équivalent des renvois dans l’encyclopédie ou dans le dictionnaire. Elle nous permet d’organiser nos données de recherche comme une architecture de connaissance, avec des associations entre les parties.

Les variations entre documents :

Le nom du fichier doit contenir au moins la date, un intitulé parlant, mais court, et souvent aussi les personnes concernées. Personnellement, j’essaye d’inclure le type de fichier. Les documents trop longs devraient être subdivisés. Par exemple la thèse, idéalement nous écrivons chapitre par chapitre au lieu du texte complet. En plus, nous aurons plusieurs versions pour le même chapitre. Il nous faudra être capables de distinguer ses versions rapidement et de comprendre quelle est la version Plus récente. Si nous avons beaucoup de versions pour un même fichier, nous pouvons considérer de les regrouper dans un dossier. Essayons de lister quels types de versions nous pouvons avoir :

  1. Brouillon
  2. Relue
  3. édité
  4. Commenté par le directeur de thèse
  5. Corrige par l’étudiant selon les corrections
    6….
  6. Preprint.
  7. Postprint

Manifestement, cela n’a aucun intérêt d’ajouter tous ces commentaires, dont le titre.
Numéroter la version :
Nous pouvons alors décider de créer une nomenclature des versions. Soit, nous déclarions une numérotation simple «v1», «v2», «v3», «v…». Si nous choisissons ceci, alors à l’intérieur du document nous déclarerons, dans l’entête, la particularité de cette version par rapport à l’antérieure et à la suivante. Cela servira à faire un historique des versions.

Dater les versions

Nous pouvons décider de faire une nomenclature basée sur la date. Par contre, cela nous contraint à ne pas faire plus une version par jour. Nous aurons «v20200330» : la version du 30 mars 2020. C’est toujours mieux de se baser sur le format YYYYMMDD le tout en chiffres.

Combinaison date et version

Nous pouvons faire les deux, par date et par version. «20200330_TitreDuDocument_v1». Cette formule implique que nous gardons la date inchangée ou bien que nous là plaçons en double YYYYMMDDinitial_TitreDuDocument_V#YYYYMMDD. Soit, nous décidons que certains documents sont plus importants de dater et les versions marcheraient mieux pour d’autres. Par exemple, une idée devrait être datée alors qu’une partie du manuscrit devrait être versionnée.

L’état des versions

En utilisant des abréviations parlantes telles que : brouillon = br, relu =rl, éditée = ed, commenté = cmt. Nous pouvons caractériser certaines versions de document. Un commentaire du directeur de thèse sera différent de la réponse. En conséquence, il faudra être spécifique sur qui est l’auteur des dernières modifications.

Déclarer les auteurs

L’auteur principal d’un document devrait être annoncé dans le titre, pour qu’il puisse être distribué facilement. Je conseille de se baser sur le format APA en raccourcissant Ximena MIRANDA : «XMiranda». Les initiales ne sont pas suffisantes pour ce but, cependant elles servent à caractériser les versions. Ximena Miranda = XM. Nous aurons quelque chose de l’ordre de :

20200228_XMiranda_Manuscrit_Th_Chap1_brXM_v1

Si nous décidons d’utiliser des abréviations, il nous faudra écrire une légende dans le dossier racine au cas où nous oublions les correspondances. Il faut absolument éviter la «version finale», c’est plus simple numéroter les versions.

Lorsque nous avons adopté un système d’organisation, ce sera difficile de le maintenir. Mais, après un certain temps, ça devient une habitude. Il faut donc exprimer quelque part, dans son agenda, dans un diagramme sur une feuille, dans un fichier texte vos résolutions sur les classements et la nomenclature de vos données. Cela n’implique pas que votre système ne peut pas évoluer. Cette rectification devrait aussi apparaître dans votre modélisation de votre architecture de l’information.


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