BoD : Organisation du temps (Pendulums + Trello + calendrier)

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Pendulums Apps (2019) Tutoriel d’utilisation de Pendulums

Informations :

PendulumsSwipeTimesHabiticaForestTrelloAsanaMeisterTask
Site officielhttps://pendulums.io/http://www.swipetimes.com/https://habitica.com/ https://www.forestapp.cc https://trello.com https://asana.com/https://www.meistertask.com/
PlateformeWeb, android, windows, mac, linuxAndroidweb, Android, iOSAndroid, web Android, IOS, web, Windows, Mac Android, IOS, web, Windows, Mac Android, IOS, web, Windows, Mac
LicenceOpen SourceFreemiumOpenSourceFreemiumFreemiumCommercialFreemium
FonctionnalitésTimetracker, rapport de productivité par tâche, pomodoro timer et prise de notes. Timetracker, visualisation des données, rapports de productivité par semaineToDo, routines cycliques, objectifs long terme, ludification, rapport de productivitéPlanter une forêt virtuelle pendant les temps de concentration.
Anti phone addiction
Gestion de projet en groupe
KamBam
ToDo’s
Remiders
Syncronisation ave Gmail /GCal
Trello + gestion de dépendances des tâchesTrello – sync
Mon choixMon choix

Étape du processus

Savoir organiser son temps c’est extrêmement important à n’importe quelle étape du processus. Les problèmes que je pense qu’on croise le plus souvent sont : la culpabilisation, la difficulté à se créer une routine, la dispersion par rapport à la tâche principale de rédaction, le manque de productivité et la procrastination. Face à plusieurs inconvénients que j’ai rencontrés pendant la première moitié de ma thèse, j’ai accepté que mon rendement dépende non pas de la quantité de distraction, mais de ma motivation. Celle-ci varie selon ma confiance dans ma capacité à faire la thèse, l’évidence des étapes que je dois réaliser, la relation avec mes directeurs. Ce dernier point est énorme! Un d’autres mots, le rapport avec l’encadrant peut absolument changer notre confiance même, mais aussi la clarté du processus du doctorat. Attention! Cela ne signifie pas que lorsqu’il a une bonne relation tout va bien se passer.

Fonctionnement

Connaître sa productivité

Ximena Miranda (3-3-2020) Une semaine de travail dans ma fenêtre

Pour pouvoir organiser son temps, il faut d’abord nous connaître en termes de présence ou manque de productivité.

La première chose à faire c’est identifier les moments de la journée ou je suis le plus productive. Puis, comprendre que ma concentration et donc mon efficacité varient selon l’heure. Par exemple, si je me lève de bonne heure, j’ai sommeil toute la journée. Si je me couche tôt, je ne peux pas dormir. Ainsi, je commence normalement à 11 h et je finis vers 19 h même parfois à 21 h. Aussi, je travaille mieux après mon petit dej et je suis plus distraite en fin d’après-midi. J’identifie trois types de créneaux horaires : ceux de haute (25-40 % journée ≈ max 3 h), ceux de moyenne (40-80 %) et ceux de faible productivité (20-30 %).

Encore, si j’ai réalisé une tâche très exigeante cognitivement, alors j’aurais plus de mal à me concentrer pour la suivante. En conséquence, toutes les tâches ne peuvent pas être traitées de façon identique. Je les caractérise par difficulté, priorité et type. La division par difficulté :

  1. Les plus difficiles («the boss task» pour les gamers) : elles ont besoin de toute notre concentration et d’un état d’esprit apaisé même inspiré. Ici, nous trouverons la rédaction de la thèse, la synthèse d’articles, la préparation de conférences, les réponses à des appels à proposition, les conférences mêmes, l’étude pour un examen… Aussi, je situe ici les tâches avec un coût émotionnel haut comme des activités qui m’angoissent, le travail qui me stresse le plus.
  2. Les taches modérées : Nous avons besoin de pouvoir nous concentrer, mais nous ne devons pas être inspirées, et nous pouvons même être partiellement fatiguées. Quelques exemples sont la lecture et l’annotation d’articles scientifiques importants la méthodologie, la transcription d’entretien, les comptes-rendus de réunions, la préparation de documents administratifs, la planification d’un texte, l’étude avec des amis, les échanges courriel avec le directeur de thèse, le visionnement d’une conférence, la correction d’un travail étudiant, le survol d’articles.
  3. Les tâches faciles : Ces points peuvent être réalisés lorsqu’on est fatigué, ou en manque de motivation. Je place ici celle où je n’ai pas besoin d’être très concentrée. Par exemple la rectification de métadonnées, le tri des lectures, la recherche bibliographique, la mise en page.

Attention! une tâche difficile peut devenir modérée lorsqu’on a beaucoup envie de la faire. Ainsi, pour moi c’est crucial de prendre en compte la volonté dans la planification la journée. Avancer dans une tâche qu’on souhaite réaliser est mieux que ne pas avancer du tout. Ceci est encore plus sérieux si nous sommes malades, où nous ne sommes pas en forme émotionnellement. Par opposition, il ne faut surtout pas tomber dans le piège du déplacement des tâches les plus importantes parce qu’elles nous angoissent. #procrastination

La priorité d’une tâche dépend de deux variables : l’urgence avec laquelle cette tâche est attendue d’après notre planification générale ou notre directeur. La dépendance d’autres tâches à celle-ci. Si notre avancement est coincé par rapport à un point précis, il faudrait vraiment qu’on le finisse. La pertinence de la tâche selon notre sujet de recherche (choix entre deux lectures articles où l’un est plus pertinent). Ce qui est urgent et important devrait être programmé en premier, après les étapes importantes puis le reste. Encore une fois, pour moi la motivation fournie par la réalisation d’une tâche participe à son importance. J’ajoute des symboles de «!» pour l’urgence, puis un code couleur pour la priorité en général. Rouge priorité 1, vert priorité 2, bleu priorité 3, noir non prioritaire.

Ximena Miranda (3-3-2020) Types de tâche

Finalement, nous avons de types très différents et infinis d’activités. Entre les principales, je relève : la lecture, la rédaction, la planification, la veille, la relecture, le tri, la génération de données, la codification et catégorisation des données, l’analyse … Personnellement, je marque les tâches avec des icônes pour identifier le type.

Une fois cette variété établie, nous allons programmer notre journée pour garder une certaine diversité entre termes de difficulté, de priorité et de type. Nous ne voulons pas épuiser notre capacité à faire certaines activités. Nous devons éviter de faire une activité facile alors que nous avons la capacité cognitive de faire une autre tâche.

La discipline des pauses

De mon expérience, l’astuce pour maintenir sa productivité toute la journée est de se donner le temps pour faire des pauses. Je pense ma discipline en fonction de moments de distraction plutôt qu’en fonction de mon activité : les pauses sont plus faciles à planifier que les objectifs. Personnellement, j’utilise ma propre variation de la méthode pomodoro.

Je commence par planifier des sessions courtes. Je divise d’abord par rapport aux périodes de manger. Je commence ma journée avec une heure pour faire petit déjeuner. J’arrête une heure pour mon lunch. Mes cycles de travail s’étendent pendant trois heures, divisés trois sessions de 50 minutes, séparées par 10 minutes de distraction. Dans ces 10 minutes, je vérifie mes courriels, je peux manger un fruit, je m’étire, je regarde par la fenêtre, j’envoie un message, j’écoute un sketch de comédie. Pendant la partie des 50 minutes, je ne fais strictement que la tâche déterminée : je ferme mon téléphone, je ferme mon courriel, je ferme tout sauf l’application dont j’ai besoin pour faire la tâche. Si j’estime que cette tâche est très coûteuse émotionnellement alors je ne fais qu’une session de 25 minutes et j’alterne avec une autre tâche très simple.

Je rencontre souvent les pièges suivants : lorsque les 50 minutes arrivent, je n’ai pas fini mon objectif, mais j’avance de façon rapide, alors, je me suis tentée à poursuivre. Je pense à sacrifier ma pause pour augmenter mon efficacité. Le résultat ne pourrait pas être plus différent. Souvent quand je finis, après deux heures continues de travail, je suis totalement épuisée. Je n’arrive plus à me concentrer. Parallèlement, j’ai une montée de gratification qui fait que je considère que «ma journée» a été assez productive. Ensuite, j’arrête de travailler. Soit, j’améliore la productivité dans un unique objectif en détriment de mon rendement général. Cela n’est pas rentable du tout, si on avait une longue journée devant nous, c’est idéal en fin de journée.

Manifestement, planifier sa routine en vue des pauses implique non seulement de chronométrer les pauses et les moments de travail, mais aussi situer notre objectif en fonction du temps alloué. De cette façon, même si nous avons attribué un temps trop court à un objectif très large, nous aurons quand même avancé pendant notre session de 50 minutes. Au lieu de continuer, nous allons nous arrêter avec cet élan. En conséquence, la prochaine fois, nous reprendrons la tâche à la courbe haute de notre inspiration. À la fin, de la session, il faudra bien noter notre quantité d’avancement pendant ces 50 minutes et les idées pour la suite.(en paragraphes écrits, en sections traitées, en concepts évoqués…).

Comptabiliser son temps :

Capture d’écran de l’interface de visualisation sur Pendulums (3-3-2020), affichant mon temps de travail sur la rédaction du document d’avancement pour le Comité de suivi de Thèse.

Une des choses les plus gratifiantes lorsqu’on réalise un travail long comme le doctorat est de finir les étapes. Pour cela, apprendre à comptabiliser la durée d’une tâche pour pouvoir ainsi la prédire. Dans mon cas, ça fait des années que je track mon temps. De ce fait, je suis assez capable de savoir combien de sessions j’ai besoin pour faire une tâche.

Sinon voici une bonne méthode pour calculer son temps :
Posez-vous la question : quand je suis «à la bourre» combien de temps j’alloue à une tâche (écrire un article, lire un chapitre, transcrire un entretien, analyser un cas)? La réponse à cette question nous indique le temps minimal pour réaliser l’objectif en question avec la qualité minimale. Le trauma et l’épuisement après une montée d’adrénaline de dernière minute ne sont pas forcement soutenable pour la période longue d’une thèse. Ainsi, cette durée nous donne un repère pour définir nos objectifs.

Faisons un calcul :
Lorsque je suis en retard pour écrire un article, et que j’aie déjà lu et réalisé la bibliographie, je peux le finir en une semaine.

Imaginons que je commence samedi à l’aprèm, vers 17 h je travaille jusqu’à 22 h, je comptabilise une pause pour le gouter et une autre pour le diner. 22-17-2=3h
dimanche je travaille de 13-16 h, puis je fais une crise de 2 h, je recommence à travailler à 21 h et je m’arrête à 1 h.
16-13+24-21+1=7h
Cette semaine, je vais travailler de 12 à 4 h tous les 2 premiers jours. Dépenser au moins 5 heures pour manger et me distraire.
2 (24-12+4- 5)=22 h
Si la remise est vendredi, alors je serai trop stressée dès mercredi. Je vais travailler en mangeant, me coucher à la même heure. Je vais quand même me distraire quelques fois.
24-12+4-2=14h
Le jeudi, je vais être épuisée. Je vais commencer plus tard et avoir besoin de plus de pauses. Je commence à 13 h, je mange en travaillant, je fais une sieste de 2 h, je travaille encore, je fais une autre sieste de 15 minutes. La remise sera à 12 h vendredi. Je me soumets à une nuit blanche le jour avant le rendu.
24-2-3=19 h
Si ce calcul est correct, j’ai eu besoin de 65 h pour l’écriture, une partie de l’analyse de données et la relecture d’un article de 20 pages. En conséquence, dans des conditions de crise, il me faut 2,25 h par page. Si nos sessions (s) font 50 min donc il nous faut 3 s pour écrire une page.

J’ai fait ce calcul pour beaucoup de choses. Je vous donne mes chiffres, ça peut aider comme repère :
Lire et annoter un article des 20-30 pages = 1 s
Un article d’un domaine que je ne connais pas = 1,5 s
Relecture de 2 pages = 1 s
Synthèse d’un article = 2 ou 3 s
Préparation d’un support visuel de conférence déjà planifié de 20 min = 5 s

Ainsi, pour moi, un objectif s’exprime en :

  1. La consigne
  2. Les quantités de sessions (s) que je compte lui attribuer
  3. La division des tâches dans l’objectif, ex : faire 4 diapos de ma conf =1 s

Planifier comme ça c’est le vaccin contre la culpabilité. Soit, on barre une tâche parce qu’on a terminé la session s. Si on n’a pas fini l’objectif, on en crée un autre. Dans la semaine, on trouve un créneau différent où le placer. Si je ne sais pas l’ordre de grandeur d’un objectif, je commence à le faire. Je m’arrête à chaque fin de session et non quand j’ai fini l’objectif. Lorsque c’est fini, j’additionne toutes les sessions que je lui ai attribuées.

Nous nous rendons compte de trois choses :

  1. nous avons besoin d’un support pour inscrire nos sessions et leur tâche dans la semaine
  2. nous avons besoin de registrer ce que nous avons concrètement réalisé et ce qui est encore à faire.
  3. nous devons visualiser notre productivité pour en être fiers.

Avec cette méthode-ci, nous allons transformer un objectif dans un groupe de tâches très précises et définies. Plus les tâches sont précises, plus on avance rapidement. En faisant la métaphore avec un séjour de voyage, au lieu de tracer la route au fur et à mesure à chaque fois que nous sommes perdus, on suit une route qu’on a tracée à l’avance. La différence est que pour la deuxième, nous avons besoin d’une carte.

En gros : Diviser ses objectifs en petites taches, comptabiliser son rapport temps/tache pour programmer à l’avance. Puis suivre sa planification. Facile!

Les types de planification,

Puisqu’un objectif a plusieurs ordres de grandeur, notre planification doit maintenir ses niveaux. Utiliser plusieurs niveaux me garantit que je ne suis pas en train de donner mon temps à des objectifs inutiles. Je fais ma planification commençant par les objectifs à long terme et je termine avec la planification journalière.

La modularité des objectifs

Je conçois ma planification de façon modulaire. Personnellement, je peux diviser tous mes objectifs par cycle. Puis, à l’intérieur de l’objectif, les tâches en elle-même peuvent aussi être divisées dans ce cycle. En d’autres mots, n’importe quel objectif que je réalise, il y aura une étape initiale, une principale, une finale
Ex. :

  1. annotation d’article,
  2. synthèse,
  3. relecture de la synthèse et inclusion dans le manuscrit

Ou :

  1. Plan d’un article
  2. Écriture
  3. Relecture

Encore :

  1. Recherche bibliographique
  2. Lecture des résumés
  3. Création de la liste de lecture selon la priorité

Mais par exemple, la lecture d’un résumé ressemble à la lecture d’un article, mais en plus petite. Cette pensée modulaire aide à réfléchir en termes d’échelle plus petite à la plus grande, s’adaptant progressivement à ce qui marche pour nous.

L’échelle de temps
Ximena Miranda (3-3-2020) Les différentes êchelles de temps, mes objectifs et ma problématique écrites sur ma fenêtre

Nous avons trois échelles de temps. Chacune peut être divisée de différentes façons. Du long terme à court terme, je les divise en : par semestre/étape, par mois, par semaine, par jour et par session.

Le long terme :

Pour moi, au début, le type échelle utile est déterminé par une méthodologie classique de thèse ou les semestres d’inscription.

Organisation selon les étapes d’une thèse

  1. Bibliographique générale et spécifique
  2. État de l’art théorique
  3. Consolidation du sujet et de la problématique
  4. Mise en place de la méthodologie
  5. Expérimentations
  6. analyse de résultats
  7. rédaction de thèse
  8. Relectures
  9. Dépôt de thèse
  10. Soutenance

Le doctorat de trois ans à six semestres donc voila un aperçu de mon premier échéancier :
Année 1 Semestre 1 :.
Bibliographie générale et spécifique commentée.
état de l’art du sujet théorique
Année 1 Semestre 2 :
État de l’art des outils techniques
Expérimentation avec des outils de base de données existants, révolution d’usage pour un objectif narratif.
Année 2 Semestre 1 :
Veille bibliographique, premières formulations de solutions aux problématiques.
Rapport d’avancement et rédaction prévisionnelle de l’état de l’art
Année 2 Semestre 2 :
Veille bibliographique, tests par rapport aux solutions d’architecture et des interfaces proposées.
Rapport d’avancement : résultat des explorations.
Année 3 Semestre 1 :
Veille bibliographique, évaluation des résultats et itération des explorations.
Rédaction de la thèse
Année 3 Semestre 2 :
Rédaction de la thèse, dépôt et soutenance.

Le moyen terme :

Le moyen terme est déterminé par les appels à communication ou à articles, les formations, les devoirs des cours et les responsabilités annexes à la thèse comme l’organisation de colloques. Pour moi, ce type d’objectif doit être présent dans un calendrier, mais aussi dans un espace visible dans le lieu de travail du doctorant. Avec l’app Trello (similaire à MeisterTask, Assana…) et une synchronisation sur mon calendrier de Google, je m’empêche d’oublier ces dates importantes.

Méthode KamBam, capture d’écran du logiciel Trello version web (3-3-2020)


Je trie le tout sous forme de graphique selon la méthode KamBam, par exemple sur Trello. Je pose trois colonnes principales : à faire, en cours, fait; et une secondaire «autres» destinée aux distractions légitimes (appeler ma mère, lancer la lessive…).
Toutes les semaines, j’ajoute des objectifs à moyen terme, je regarde s’il y a des dates importantes qui se rapprochent.

Le court terme :
Ximena Miranda (3-3-2020) Mes objectifs de la semaine écrits sur ma fenêtre

Le court terme constitue tout ce que je planifie dans une semaine. Je me base sur les objectifs qui existent à moyen terme. Nous sélectionnons notre objectif hebdomadaire prioritaire, celui où nous allons placer la plupart de notre effort. Nous déterminons combien de temps nous voulons attribuer par semaine à notre thèse selon notre horaire actuel. Pour ce faire, nous avons besoin soit d’un agenda ou encore d’un espace assez grand pour représenter notre semaine.

En ordre, nous plaçons les suivantes informations sur le support choisi :

  1. D’abord, nous divisons la semaine en zones de haute concentration, de concentration moyenne et de basse. Cela peut être une grosse franche de couleur, ou un encadré, ou, etc.
  2. Nous inscrivons tout ce qui est déjà programmé à heure et date fixe : les cours, les rendez-vous, les webinaires, les conférences, les mooc… Nous incluons avant et après le temps de préparation (déplacements, ordre du jour, compte-rendu de réunion), etc.
  3. Nous traçons une ligne épaisse de début et de fin chaque jour.
  4. Nous barrons nos pauses pour manger!
  5. Nous plaçons les créneaux sur lesquels nous pouvons travailler.
  6. Nous divisons ces créneaux dans des segments d’une demi-heure (25 +5), d’une heure (50 +10) ou de deux heures (90 +30) ou encore une combinaison de tout.
  7. Chaque jour nous plaçons des tâches adaptées aux sessions identifiées, de façon variée et compte tenu de la quantité d’effort.
  8. À la fin d’une courte session (idéalement, je suggère d’utiliser une minuterie avec alarme pour ne pas dépasser le temps), nous reprogrammons pour le jour suivant : la continuation de la même tâche, les tâches déclenchées par celles finies.
  9. Nous marquons à chaque fin de journée les tâches reportées, si nous ne sommes pas capables de faire une tâche, car nous avons eu un imprévu. Quelques circonstances imprévues peuvent être : l’arrivée d’une autre tache prioritaire, une difficulté inattendue pour réaliser la tâche en cours, une démotivation ou encore un remplacement de la tâche.
  10. À la fin de la semaine, nous faisons une liste de toutes les tâches terminées, les tâches reportées et les tâches à venir.
  11. La semaine suivante, nous commençons au point 1.

Les distractions

Fiche de dispersion, capture d’écran de l’interface ToDo du logiciel Trello version web (3-3-2020)

Il y a deux types principales de distraction : légitimes et non légitimes. Si mes distractions ne m’apportent rien en termes de sociabilité, de bonheur, de créativité, j’essaye de les éliminer. Quand au contraire elle m’amène quelque chose, parler avec des gens, lire un roman, faire le ménage, alors je leur donne un espace spécifique dans la planification de ma journée.

La distraction légitime est causée par deux raisons. Elle est nécessaire lorsque nous avons une inquiétude émotionnelle. Il s’agit de rencontrer des amis, de voir un film, de jouer, même de faire des tâches simples, tant que la situation n’est pas résolue. Cette inquiétude va nous déranger tant qu’elle n’est pas réglée. En conséquence, dès qu’elle est identifiée il faut tracer un plan pour essayer de la maîtrise. Parfois, si le problème est très sérieux et nous pèse, il faut contacter un psychologue et en parler avec votre directeur de thèse ou un collègue de confiance pour être conseillé. Cela est plus prioritaire si l’inquiétude est liée directement au doctorat, au rapport avec l’encadrant ou autre circonstance similaire.

Aussi, la distraction est inévitable lorsque nous songeons aux situations quotidiennes à régler (vaisselle, achat de nourriture, ménage, des tâches administratives). J’annote immédiatement ces pensées dans un papier, dans la liste de choses à faire. Elles pourront être réalisées dans les pauses.

Les distractions non légitimes sont celles qui n’apportent rien et qui nous empêchent de nous concentrer le temps de travailler : les notifications de plusieurs apps (courriel, FB, instagram, YouTube), les pensées à des films ou de jeux vidéos pendant une session. Je considère que ce ne sont pas des activités à éliminer de notre vie, tant qu’elles ne prennent pas le devant sur les tâches, qu’elles n’étendent pas la durée de pause (10 min). Elles ne doivent pas interférer avec notre concentration, et nous devons être capables de nous déconnecter psychologiquement pendant le travail (par exemple, j’évite de voir de séries trop stressantes — genre Casa de Papel — avant de commencer une session).

Il ne faut surtout pas se martyriser pour être une machine de productivité. L’idée de planifier comme ça c’est être motivé grâce à la visualisation de notre avancement. Il s’agit aussi d’éviter la culpabilité liée à la non-finition d’une tâche. Mais surtout, pour moi, il faut prévenir la procrastination avec la gratification.


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